Imaginez : un joueur réserve un terrain en dernière minute, se déplace… et trouve porte close. Ce type de situation peut survenir lorsqu’aucune autre réservation n’était prévue avant/après. Le personnel n’a pas eu le temps d’être prévenu, ou tout simplement, personne n’était censé être sur place. Résultat : le joueur est frustré et l'image de votre club en prend un coup.

Pour éviter ce genre de situation, SPORTFINDER propose une toute nouvelle option de blocage des réservations de dernière minute, conçue pour vous aider à sécuriser votre organisation à court terme, sans nuire à l’expérience utilisateur. Grâce à notre moteur de configuration avancé, ce blocage est entièrement automatisé.

Pourquoi mettre en place cette option ?

Cette fonctionnalité repose sur une logique simple : empêcher les réservations très proches dans le temps s’il n’y a personne d’autre prévu autour du même créneau. Ainsi, votre personnel n’est pas appelé en urgence, et vos clients ne se retrouvent pas seuls devant des portes closes.

C’est un bon compromis entre souplesse pour vos joueurs et sérénité pour votre organisation.

Comment le blocage est déclenché ?

Pour que le blocage fonctionne de manière efficace et soit adapté à votre organisation, deux paramètres sont à définir. C’est la combinaison de ces deux paramètres clés qui permet de filtrer les réservations non souhaitées. ‍‍

1. La fenêtre d'anticipation‍

C’est le temps minimum à respecter entre le moment où une personne réserve et le début du créneau.
Exemple : si on fixe une fenêtre d'anticipation de 180 minutes, une réservation faite moins de 3 heures à l’avance sera automatiquement refusée.

2. La fenêtre de sécurité‍

C’est une vérification autour du créneau demandé : le système regarde s’il y a déjà d’autres réservations prévues juste avant ou juste après.
Exemple : on peut indiquer qu’il faut au moins une autre réservation entre 30 minutes avant et 2 heures après pour que la demande soit acceptée.

Affinez la règle selon vos besoins‍

Au-delà de la fenêtre d’anticipation et de la fenêtre de sécurité, vous pouvez préciser d’autres conditions pour affiner l’application du blocage :

• Les zones ou terrains concernés
  Vous pouvez limiter la règle à certains terrains (par exemple, uniquement les extérieurs) ou à une zone précise de votre club.

• Les jours ou plages horaires ciblés :
  Appliquer le blocage uniquement le matin, les soirs de semaine, ou les week-ends.

• Des quotas ou conditions combinées

Ces conditions permettent d’appliquer le blocage de manière souple, en respectant la réalité de votre planning et les habitudes de vos membres.

Si vous avez en tête d’autres critères spécifiques à votre fonctionnement, n’hésitez pas à nous en faire part : nous pourrons étudier ensemble la faisabilité.

Des cas concrets

🛑 Réservation refusée

Un client réserve à moins de 3h du début, et aucune autre réservation n’est prévue avant ou après : la réservation est bloquée. Le joueur est invité à contacter le club.

🟢 Réservation acceptée

Si, en revanche, une autre réservation est programmée entre 1 heure avant ou 30 après le début de la réservation → la réservation est acceptée, car votre équipe pourra arriver en avance.

Voici 3 exemples de configuration

Cas 1 : fenêtre d'anticipation de 180 minutes, fenêtre de sécurité -60 / +30

Cas 2 : fenêtre d'anticipation de 120 minutes, fenêtre de sécurité -60 / +0

Cas 3 : fenêtre d'anticipation de 60 minutes, fenêtre de sécurité -0 / +0

Pas de panique, tout est pris en compte

Notez que toutes les réservations, qu’il s’agisse de cours, de fermetures par une réservation, d’interventions de maintenance ou d’événements privés, sont intégrées au calcul de la fenêtre de chevauchement, pour garantir une vision complète de vos occupations. Les périodes de fermeture ne sont pas prises en compte.

Pour les plus nerds d'entre nous

Voici l’expression informatique qui sera insérée dans le programme :

delay < 180 and !exists_bookings_starting_within(30, 120)

‍

Vous voulez l’activer ? On s'en occupe avec vous

Chez SPORTFINDER, on croit aux solutions discrètes qui améliorent vraiment le quotidien. Celle-ci en fait clairement partie.

Cette option n’est pas disponible en self-service ; notre support technique intervient directement dans votre configuration.
Pour l’activer, contactez-nous à info@sportfinder.com, en nous renseignant :

1. la fenêtre d'anticipation : une durée, en minutes
2. la fenêtre de sécurité : début et fin de l'intervalle, en minutes
3. les paramètres modulables : intérieur/extérieur, sport, durée des créneaux, horaire, zones, quotas,...

Nous nous occupons du reste, en intégrant directement la règle dans votre configuration.

Une petite règle, un vrai impact

Ce type d’ajustement peut sembler technique, mais il répond à une problématique très concrète : éviter les situations délicates, fluidifier l’organisation de vos équipes et garantir une expérience fiable à vos joueurs.

Chez SPORTFINDER, on croit aux solutions discrètes qui améliorent vraiment le quotidien. Celle-ci en fait clairement partie.

‍

‍