Maintenant que vous avez bien préparé votre journée portes-ouvertes, il est temps de réfléchir à la façon de la promouvoir efficacement et d’organiser les activités qui feront de cet événement un véritable succès. Votre objectif est d'attirer un maximum de visiteurs tout en leur offrant une expérience inoubliable. Voici quelques conseils pour que cette journée soit à la hauteur de vos attentes et celles de vos futurs membres.

Promouvoir efficacement votre événement

Il ne suffit pas de planifier une journée portes-ouvertes, il faut aussi s'assurer que l'information atteigne les bonnes personnes. Aujourd’hui, les réseaux sociaux sont vos meilleurs alliés. Facebook, Instagram, WhatsApp... Utilisez toutes les plateformes pour diffuser l'information, que ce soit via des publications régulières, des stories ou encore des événements dédiés. Engagez votre communauté actuelle en leur demandant de partager l'événement et d'inviter leurs amis et proches à venir découvrir votre club. Le bouche à oreille est souvent la clé d'une participation réussie.

En plus des réseaux sociaux, n'oubliez pas les supports plus traditionnels. Quelques affiches bien placées dans les commerces locaux, les centres communautaires ou encore les écoles peuvent attirer l'attention de personnes qui ne seraient pas nécessairement connectées à vos plateformes digitales.

Enfin, si vous avez des contacts dans les médias locaux, c'est le moment de leur envoyer un communiqué de presse. Une petite annonce dans un journal de quartier ou une mention à la radio locale peut faire toute la différence.

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Créez un programme engageant

Le jour de l’événement, tout doit être pensé pour que vos visiteurs se sentent bien accueillis et aient envie de revenir. Dès leur arrivée, proposez-leur une petite visite guidée des lieux. Montrez-les terrains, les vestiaires, les espaces de détente, bref tout ce qui fait le charme de votre club. Mieux encore, organisez des démonstrations de padel pour que vos installations soient mises en valeur en pleine action.

Mais il ne faut pas en rester là. Pour vraiment captiver vos visiteurs, pourquoi ne pas organiser quelques ateliers découverte pour les novices ? C’est une excellente façon de faire découvrir ce sport à ceux qui n’ont jamais essayé. Pensez aussi aux mini-tournois ou aux matchs amicaux pour les plus téméraires. Ils pourront ainsi se frotter à la pratique dans une ambiance conviviale.

N’oubliez pas d'intégrer des moments de convivialité. Un barbecue ou un petit buffet léger, c’est toujours une bonne idée pour faire durer l’ambiance et permettre aux visiteurs de discuter entre eux, et avec les membres du club. C’est souvent autour d’un verre ou d’un repas que les plus belles relations se nouent.

Accueillez vos visiteurs avec soin

L'accueil est l’un des aspects les plus importants de votre journée portes-ouvertes. Veillez à ce que tout le monde soit reçu chaleureusement, qu’il s’agisse de curieux qui viennent simplement découvrir ou de passionnés qui envisagent sérieusement de s'inscrire. Pensez à mettre en place un système d'inscription dès l'entrée pour recueillir les coordonnées des visiteurs intéressés. Cela vous permettra de les recontacter plus tard et de les encourager à devenir membres.

Côté logistique, assurez-vous que tout est bien organisé : les terrains doivent être en parfait état, les stands d’information bien visibles et les zones de détente confortables. Pensez également à la sécurité et au confort de vos visiteurs : des toilettes accessibles, des zones ombragées si vous êtes en extérieur, et des rafraîchissements seront toujours appréciés.

Après l’événement : suivez vos résultats

Une fois que votre journée portes-ouvertes est terminée, ne vous arrêtez pas là ! C’est maintenant que le suivi commence. Envoyez un petit mot de remerciement à tous ceux qui se sont inscrits lors de l’événement. Un geste simple mais qui montre que vous vous souciez de votre relation avec eux. Profitez-en pour leur rappeler les avantages d’être membre de votre club et proposez-leur une offre spéciale pour les inciter à franchir le pas.

N'hésitez pas non plus à demander des retours sur la journée : qu'est-ce qui a plu, qu'est-ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois ? Vous pouvez recueillir ces impressions à chaud ou via un questionnaire envoyé par email. Cela vous permettra d'ajuster vos futures journées portes-ouvertes pour qu'elles soient encore plus réussies.