Votre saison de cours, encodée une fois
Cours collectifs, cycles, stages, cours particuliers : le catalogue, les inscriptions, les paiements, les profs et les terrains dans le même logiciel que vos locations. Vous savez qui a payé, et un cours occupe vraiment le terrain.
Une école de sport se gère encore au tableur
Ou dans un logiciel qui ne connaît que la location de terrain. Dans les deux cas, ce sont les mêmes cinq soirées qui reviennent chaque saison.
- Vous retapez votre saison à la main chaque année : les mêmes créneaux, les mêmes groupes, recopiés d'un onglet à l'autre.
- À trois jours du premier cours, vous ne savez pas s'il tourne : qui s'est inscrit, qui a payé, et si ça suffit pour démarrer.
- Vous courez après les paiements, avec une colonne « payé ? » que quelqu'un doit tenir à jour.
- Personne ne sait quel terrain est pris par un cours quand un membre appelle pour réserver — jusqu'à ce que deux monde se présentent sur la même piste.
- Les parents téléphonent pour savoir s'il reste une place, et la réponse est dans un autre fichier.
Vous arrêtez de deviner
- Un groupe reste « en constitution » tant que les places payées n'atteignent pas le nombre que vous avez fixé. Au seuil, il passe « confirmé ». C'est le paiement qui décide, pas l'intention.
- Ce qui manque est écrit sur la ligne : 2/4 payés, 1/4, 0/4. Vous voyez d'un regard les cycles à relancer et ceux à annuler avant d'avoir bloqué un terrain pour rien.
- Les places se comptent en personnes, jamais en paiements : un parent qui règle pour deux enfants a pris deux places.
- Le jour où vous confirmez, tout se confirme d'un coup — chaque séance, son terrain, son prof. Jamais une moitié de saison bloquée et l'autre en suspens.
Un cours occupe vraiment le terrain
C'est ce qui sépare un module d'académie d'un outil d'inscriptions posé à côté du logiciel du club : ici, le cours et la location parlent au même agenda.
- Un groupe confirmé bloque ses terrains comme le ferait une location : vos membres ne peuvent plus réserver l'heure qui donne cours, et l'erreur de double réservation disparaît d'elle-même.
- Tant qu'il est en préparation, il ne bloque rien : un groupe candidat s'affiche dans le planning sans geler vos créneaux. Une saison à l'étude ne vous coûte pas votre semaine.
- Une seule idée de « occupé » dans tout le logiciel — cours, locations, tournois et fermetures techniques comptent au même endroit. Rien à réconcilier entre deux plannings.
- Vous voyez d'un regard les séances sans terrain : la colonne le dit, groupe par groupe, avant que la saison commence.
- Une salle qui n'est pas à vous — une salle d'école, un terrain communal — s'encode aussi. Là, en revanche, personne ne peut savoir si elle est déjà prise : hors de la plateforme, c'est votre planning qui fait foi. On préfère vous le dire que vous le laisser découvrir.
Décrit une fois, corrigé à la séance
Le rythme se décrit, les séances se déroulent — et à partir de là, ce sont vos séances qui font foi. Vous gardez la main sur chacune, sans jamais reperdre le fil.
Vos dates de congés sont les vôtres, club par club : en Belgique, les calendriers scolaires ne sont plus les mêmes d'une communauté à l'autre, et un logiciel qui appliquerait un calendrier national se tromperait la moitié du temps.
Tout ce que vous vendez, avec son remplissage
- Une activité, ses groupes, leurs séances : le cours collectif du mardi, le cycle de dix semaines, le stage de la Toussaint, le cours particulier — tous au même endroit, tous vendables.
- Une colonne remplissage sur chaque ligne : 35/80, 9/12, 31/32. Vous voyez ce qui est complet, ce qui se remplit et ce qui vient d'ouvrir, sans ouvrir un seul groupe.
- Le groupe porte ses règles : capacité, tranche d'âge, niveau, langue du cours, dates d'ouverture et de clôture des inscriptions. Vous les posez une fois, elles s'appliquent seules.
- Deux façons de vendre — l'inscription au cycle, ou la séance à l'unité. Et un cycle peut revendre à l'unité une place qui se libère, au lieu de la perdre.
- Plusieurs sports dans le même catalogue : une académie qui fait du tennis et du padel n'a pas deux logiciels à tenir.
Le registre qui répond au téléphone
- Une ligne par inscription : le numéro, la personne, l'activité, le nombre de places, le montant, et « Payé » écrit noir sur blanc. La colonne « payé ? » du tableur n'a plus de raison d'être.
- Un parent inscrit ses enfants depuis son compte, sans leur créer d'adresse e-mail ni de mot de passe. Chaque enfant existe avec son âge et son niveau — et s'il réclame son compte plus tard, il garde ses inscriptions.
- Vos tarifs, à votre grille : habitant de la commune et extérieur, enfant et adulte, ou un prix qui suit l'âge du participant. Et des cartes de séances prépayées, valables tant qu'elles le sont à la date du cours.
- Filtres et export : par activité, par groupe, par état de paiement — et la liste part en fichier compatible Excel quand votre comptable la demande.
- Le comptoir compte aussi : une inscription encodée à la main vaut une inscription prise en ligne, sur la même ligne, dans le même total.
La semaine vue par terrain, ou par prof
- Deux lectures du même calendrier : une colonne par terrain pour savoir ce qui est occupé, une colonne par prof pour savoir qui donne quoi. Jour, semaine, mois ou liste.
- Les disponibilités se déclarent et se voient : les bandes derrière les cours disent quand chaque prof peut enseigner — d'accord d'avance, sur demande, ou pas du tout.
- Un remplacement se demande à la séance, pas à la saison : si le créneau est dans les disponibilités du remplaçant, c'est réglé sur-le-champ ; sinon, la demande part chez lui et il répond.
- Un conflit de prof se détecte comme un conflit de terrain : personne ne se retrouve attendu à deux endroits à la même heure.
- Une liste de ce qui manque sur les semaines à venir : les séances sans prof, sans terrain. Quand elle est vide, elle le dit.
Le module, écran par écran
Pas de maquette : des copies d'écran du back-office, prises sur notre club de démonstration. Les noms et les montants qui s'y affichent sont ceux de ce club-là — jamais ceux d'un client.
Un cours, c'est un terrain vendu à l'avance
Une école remplit les heures que la location laisse vides : le mercredi après-midi, le début de soirée, la semaine. Et elle les remplit une saison entière, payées d'avance, sans que personne ne décroche un téléphone.
- Des heures creuses qui deviennent des cycles : ce sont vos plages les moins vendues qui accueillent le mieux un cours régulier.
- Une trésorerie qui arrive avant la saison : l'inscription se paie au moment de s'inscrire, pas à la fin de l'année.
- Des familles qui reviennent : un enfant inscrit à l'année, ce sont des parents qui poussent la porte du club chaque semaine.
Ce que ça représente chez vous, on le calcule ensemble en démo, sur vos données — nos prix, eux, sont déjà publiés.
Vous enseignez dans plusieurs clubs
Vos groupes sont au même endroit, quel que soit le club où ils ont lieu, et votre calendrier dessine les terrains de tous vos lieux d'enseignement — avec le vôtre et celui du club voisin dans la même semaine.
- Le club qui vous accueille voit ce qui le concerne : les heures prises dans sa salle, sans vos élèves ni vos tarifs. Il choisit même la couleur dont son calendrier peint vos cours.
- Vos profs restent vos profs : un moniteur qui travaille dans trois clubs est une seule fiche, avec ses disponibilités et le club où chacune s'applique.
- Un moniteur n'a pas les droits d'un gérant : il voit ce qui le concerne, agit sur ce que vous lui autorisez, et le détail des réservations des autres lui reste caché.
- Vous n'affichez que les terrains qui vous intéressent : une académie de padel n'a pas besoin de voir les courts de tennis. Un terrain masqué reste réservable, il n'encombre juste plus votre écran.
Un point d'honnêteté, tant qu'à parler d'organisation : le back-office s'ouvre club par club. Une académie a donc besoin d'être rattachée à au moins un club de la plateforme, même quand elle n'en possède aucun. C'est le genre de cas qu'on regarde ensemble en démo plutôt que de le découvrir après la signature.
Gérer une école de sport
Je sais à J-3 si mon cours du mardi a assez d’inscrits ?
Oui, et sans compter à la main : tant que le nombre de places payées n'atteint pas votre seuil, le groupe reste « en constitution » et l'écran vous dit ce qui manque — 2/4 payés, 1/4, 0/4. Au seuil, il passe « confirmé ». C'est le compte payé qui décide, jamais l'intention de s'inscrire.
Un cours bloque-t-il vraiment le terrain pour les locations ?
Oui, dès que le groupe est confirmé. L'occupation d'une séance entre alors dans le même moteur de conflits que vos locations, vos tournois et vos blocages techniques : un membre ne peut plus réserver un terrain qui donne cours. Tant que le groupe est en préparation, l'occupation s'affiche dans le planning sans rien bloquer — un groupe candidat ne gèle pas votre semaine.
Dois-je réencoder ma saison chaque année ?
Non. Vous décrivez le rythme une fois — le mardi à 19:00, tant de semaines — et les séances se déroulent. Ensuite ce sont vos séances qui font foi : vous en déplacez une, vous en supprimez une, et le logiciel vous signale celles qui ne correspondent plus au rythme que vous aviez demandé.
Et les congés scolaires ?
Vous déclarez vos fermetures une fois — congés scolaires, jours fériés, fermeture technique — et le générateur décoche les dates couvertes pendant que vous encodez ; le calendrier les signale ensuite. Une fermeture avertit, elle ne supprime aucune séance : c'est vous qui décidez, et un stage qui tourne justement pendant les vacances n'a besoin d'aucune exception. Chaque club a ses propres dates, ce qui compte en Belgique depuis que les calendriers diffèrent d'une communauté à l'autre.
Les parents doivent-ils créer un compte à chaque enfant ?
Non. Un parent gestionnaire inscrit ses enfants depuis son propre compte : chaque enfant existe comme personne, avec son âge et son niveau, sans avoir ni adresse e-mail ni mot de passe. Et si l'enfant réclame son compte plus tard, il garde ses inscriptions et en reprend le contrôle.
Un tarif différent pour les habitants de la commune, c’est possible ?
Oui. Une grille peut porter plusieurs lignes — habitant de la commune, extérieur, enfant, adulte — ou un tarif qui varie avec l'âge du participant. Vous pouvez aussi vendre des cartes de séances prépayées : elles paient une séance datée si elles sont encore valables à cette date-là.
Mon club hôte doit-il utiliser SportFinder ?
Non. Vous encodez sa salle et ses terrains chez vous : un club qui n'est pas sur SportFinder devient un en-tête de votre calendrier, avec ses terrains dessous, exactement comme un club qui y est. Vos cours, vos effectifs et vos paiements sont suivis séance par séance dans les deux cas. Ce qui change, c'est l'automatisme : si le club vous a ouvert l'accès à ses terrains, votre cours s'y confirme tout seul et bloque la piste pour ses locations. Sinon, le planning reste le vôtre — nous ne pouvons pas savoir ce qui se passe dans une salle qui n'est pas sur la plateforme, et c'est vous qui gardez la main sur l'accord passé avec le club.
Mon académie donne cours dans plusieurs clubs. Ça marche ?
Oui : vos groupes sont au même endroit, et le calendrier dessine les terrains de tous les clubs où vous enseignez. Le club qui vous accueille voit ses heures prises dans sa salle, sans voir vos élèves ni vos tarifs. Un point d'honnêteté : le back-office s'ouvre par club, donc une académie a besoin d'être rattachée à au moins un club de la plateforme — on regarde ensemble votre cas en démo.
Puis-je donner un accès limité à mes moniteurs ?
Oui. Les droits du back-office se découpent, et un profil de moniteur n'est pas celui d'un gérant : il voit ce qui le concerne, agit sur ce qu'on lui autorise, et le détail des réservations des autres lui reste caché.
Je peux donner cours dans une salle qui n’est pas à moi ?
Oui. Un lieu s'encode une fois puis se choisit — un de vos clubs, un terrain communal, une salle d'école. Un lieu qui n'est dans aucun club obtient sa propre colonne dans le calendrier. En revanche, s'il n'est pas sur la plateforme, personne ne peut savoir s'il est déjà occupé : là, c'est votre planning qui fait foi.
Le module vit dans le même back-office que le reste : la réservation en ligne, les paiements et les statistiques valent aussi pour vos cours.
30 minutes pour encoder votre saison avec nous
Apportez le tableur de votre académie : on encode un cycle et un stage devant vous, avec vos groupes, vos tarifs et vos terrains. Vous verrez ce que ça donne avant de décider quoi que ce soit.