Die vollständigen Kontakte
Identität, Kontaktdaten, Adresse, Sprache, Geburtsdatum, Kommentare. Nicht nur ein Name und eine E-Mail-Adresse.
Migration
Buchungssystem wechseln ohne Datenverlust
Was Clubs wirklich vom Wechsel abhält, ist fast nie der Preis oder der Funktionsumfang: Es ist die Angst, alles neu erfassen zu müssen. Kontakte, Buchungen, Prepaid-Guthaben, Mitgliedschaften, Niveaus — sie ziehen mit um. Wir richten Ihren Club ein, wir übernehmen Ihre Datenbank, und Sie wählen den Tag der Umstellung.
Der Umstieg im Überblick
In der Praxis übernehmen wir Ihre Datenbank — Sie verfolgen jeden Import in Ihrem Back-Office, mit Bericht. Und nichts wird ohne Freigabe in Ihre Datenbank geschrieben.
Der Ablauf
So läuft ein Umstieg ab
Sechs Schritte, von denen nur einer Ihre Zeit beansprucht: das Auftaktgespräch. Den Rest erledigen wir. Die einzige echte Entscheidung liegt bei Ihnen — der Tag, an dem Ihre Buchungen die Software wechseln.
- 2 Stunden bis 2 Tage Wir richten Ihren Club ein Ihre Plätze, Ihre Öffnungszeiten, Ihre Mitgliedschaftsmodelle, Ihre Kontingente, Ihre Preise und Ihre Arbeitsweise werden in der Software abgebildet. Das ist unsere Arbeit, nicht Ihre — rechnen Sie mit zwei Stunden bis zwei Tagen, je nach Komplexität des Clubs.
- Optional Material, um Ihre Spieler zu informieren Folien, Videos, Grafiken: alles, um Ihren Mitgliedern den Wechsel anzukündigen. Manche Clubs brauchen das gar nicht, andere kommen nicht darum herum — mehr dazu weiter unten.
- Durch uns Ihre Daten kommen an Kontakte, Buchungen, Wallet-Guthaben, Mitgliedschaften, Ranglisten und Verbandsmitgliedschaften werden aus Ihrem Export übernommen. Wir führen den Import durch; Sie verfolgen den Bericht in Ihrem Back-Office. Der Großteil Ihrer Datenbank kommt schon jetzt an — am Tag der Umstellung bleiben nur die Buchungen, die in der Zwischenzeit eingegangen sind.
- Vor der Umstellung Ihre Spieler werden eingeladen Sie erhalten ihre Einladung, legen ihren Zugang an und finden ihr Guthaben, ihre Historie und ihr Niveau wieder.
- An dem Tag, den Sie wählen Die Umstellung Wir schließen die Buchungen in Ihrer aktuellen Software, übernehmen die zwischenzeitlich eingegangenen Buchungen und öffnen bei SportFinder. Eine Viertelstunde, und keine Doppelbuchung möglich. Das ist der einzige Moment, über den Sie entscheiden müssen — das Schema folgt direkt darunter.
- Erledigt Umstieg abgeschlossen Ihr Club läuft auf SportFinder. Die enge Begleitung läuft noch dreißig Tage weiter.
Diese Zeiten gelten für die Einrichtung und die Umstellung. Die Gesamtdauer hängt vom Umfang Ihrer Datenbank und von Ihrer bisherigen Plattform ab: Wir klären sie in der Demo, anhand Ihres echten Exports.
Der Stichtag
Beide Systeme sind nie gleichzeitig offen
Diese Frage hören wir immer: „Und wenn ein Spieler bucht, während Sie umstellen?“ Das kann er nicht. Wir schließen auf der einen Seite, bevor wir auf der anderen öffnen — und dazwischen übernehmen wir, was in der Zwischenzeit gebucht wurde. Verschieben Sie den Tag der Umstellung: Die beiden Zeiträume überschneiden sich nie.
In Ihrer aktuellen Software bleiben Buchungen bis zum Tag der Umstellung offen, dann werden sie geschlossen. Bei SportFinder öffnen sie genau in diesem Moment, nicht früher. Beide sind nie gleichzeitig offen.
Der Stichtag in drei Handgriffen
Die Reihenfolge ist keine Formsache: Sie macht den Vorgang kurz und sicher.
01 Wir sperren die Buchungen schließen in Ihrer aktuellen Software — ab dann ändert sich hinter uns nichts mehr
02 Wir übernehmen die letzten Buchungen Ihre Datenbank steht schon seit Tagen bereit; es bleibt nur, was seitdem gebucht wurde
03 Wir öffnen die Buchungen öffnen bei SportFinder, mit Ihrem vollständigen Belegungsplan, Historie inklusive
Meist eine Viertelstunde. Und keine Doppelbuchung möglich.
Was es länger dauern lässt — oder nicht
Die fünfzehn Minuten sind die Zeit, um diese letzten Buchungen abzurufen und einzuspielen. Wovon sie abhängen, ist nur eines: wie viele Buchungen zum Zeitpunkt der Sperre bereits für die Zukunft vorliegen.
Wenn Ihr Club Buchungen ohnehin nur wenige Tage im Voraus zulässt, gibt es umso weniger zu übernehmen — und die Umstellung ist noch kürzer. Umgekehrt braucht ein Belegungsplan, der sechs Monate im Voraus offen ist, etwas mehr Zeit. Nichts, was blockiert: Es ist eine Größe, die wir uns gemeinsam ansehen, bevor wir das Datum festlegen.
Unsicher beim richtigen Tempo? Genau das klären wir in der Demo, anhand Ihres echten Belegungsplans. Zehn Tage sind unser Standardwert, keine Regel.
Schritt 01 im Detail
Der Einrichtungsplan, vollständig
„Wir richten Ihren Club ein“ sagt nichts aus, solange man nicht aufschlüsselt, was dahintersteckt. Hier ist er vollständig — fünf Phasen, und was wir in jeder von Ihnen brauchen.
- Das Auftaktgespräch Ein Videocall, um alles zu erfassen, was Ihren Club ausmacht — der einzige Schritt, bei dem wir Sie wirklich brauchen.
Was wir gemeinsam erfassen
- Ihre Plätze — Anzahl, Sportart, drinnen oder draußen, Beleuchtung.
- Ihre Öffnungszeiten — Öffnung, Schließung, Saisons, Betriebsferien.
- Ihre Mitgliedschaftsmodelle — was sie beinhalten, für wen, wie lange.
- Ihre Kontingente — wie viele Buchungen, für wen, über welchen Zeitraum.
- Ihre Preise — Neben- und Hauptzeiten, Wochenenden, Feiertage, Mitglieder und Gäste.
- Ihre Arbeitsweise — die Hausregeln, die keinem anderen Club gleichen.
- Die Einrichtung Wir bilden den Club in der Software ab. Auf Wunsch live mit Ihnen.
Warum manche Clubs live dabei sind
Nichts verpflichtet Sie, dabei zu sein: Es ist Erfassungsarbeit, und wir erledigen sie auf unserer Seite. Clubs, die sie per Video verfolgen, gewinnen etwas anderes — sie sehen, wo was eingestellt wird, und wissen danach, wie sie einen Preis oder ein Kontingent ändern, ohne uns anzurufen.
- Die Schulung Ihr Team übernimmt das Back-Office.
Was die Schulung abdeckt
- Den Belegungsplan im Alltag — ein Zeitfenster anlegen, verschieben, sperren.
- Die Zahlungen — kassieren, erstatten, einen Verkauf wiederfinden.
- Die Mitglieder und die Kontaktgruppen.
- Die Preise und Kontingente — selbst anpassen.
- Die Statistiken — wo Sie Auslastung und Umsatz ablesen.
- Das Team — eine Kollegin oder einen Kollegen mit den richtigen Rechten einladen.
- Die Eröffnung Ihres Zahlungskontos Das Konto, auf dem Ihre Auszahlungen eingehen. Alles läuft online.
Was Sie bereithalten sollten
Sie füllen ein geführtes Formular bei Stripe aus, unserem Zahlungsdienstleister: Angaben zum Club, Bankverbindung, Nachweise. Kein Papier zu verschicken, kein Termin zu vereinbaren. Auf diesem Konto gehen Ihre Auszahlungen ein — Provision und Bankgebühren sind auf unserer Preisseite auf den Euro genau aufgeschlüsselt.
- Die Personalisierung Die Software trägt die Farben des Clubs, nicht unsere.
Was sich personalisieren lässt
- Ihr Logo und Ihr Titelbild.
- Ihre Farben.
- Ihre Fotogalerie.
- Ihre Sponsoren.
- Ihre Inhalte und Beschreibungen — die öffentliche Seite des Clubs.
- Ihre Leistungen — was Sie über den Platz hinaus verkaufen.
Was mit Ihnen umzieht
Ihre Datenbank zieht mit um
Eine gelungene Migration ist keine Namensliste: Es sind die Historie und der angesammelte Wert, die mit Ihnen umziehen.
Die historischen Buchungen
Ihre Historie zieht mit um — und erstattete Buchungen werden aussortiert, damit sie sie nicht verfälschen.
Die Wallet-Guthaben
Das Prepaid-Guthaben Ihrer Spieler wird als nachvollziehbare Transaktion übertragen, mit einem Schutz gegen Dubletten, damit es nie doppelt gezählt wird.
Die Mitgliedschaften
Die laufenden Modelle und ihre Fälligkeiten, damit Ihre Mitglieder am Tag der Umstellung Mitglieder bleiben.
Die Niveaus und Verbandsmitgliedschaften
Padel- und Tennisniveaus, um die interne Rangliste neu zu füllen, Mitgliedsnummern und Ranglisten für die belgischen Verbände.
Eine kontrollierte Dublettenbereinigung
Wenn eine Familie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer teilt, bittet das Tool um eine Entscheidung, statt einen Datensatz zu überschreiben. Nie eine stille Zusammenführung.
Wie vollständig die Übernahme ausfällt, hängt davon ab, was Ihr Export enthält: Wallet-Guthaben und Niveaus werden aus einem Playtomic-Export direkt übernommen, und über das Mapping überall dort, wo der Export sie enthält. Die Übernahme der Guthaben setzt voraus, dass der Club ein virtuelles Wallet aktiviert hat.
Die Übernahme in der Praxis
Fünf Importe, und wir führen sie durch
Jeder Bereich hat seinen eigenen Assistenten, und wir arbeiten sie einen nach dem anderen ab. Sie müssen nichts weiter vorbereiten als Ihren Export — und Sie sehen alles: Jeder Import hinterlässt einen Bericht, den Sie in Ihrem Back-Office einsehen können, mit dem, was übernommen, was aussortiert wurde und was auf eine Entscheidung wartet.
Dass diese Assistenten in Ihrem Back-Office liegen und nicht in einem Tool, das unseren Teams vorbehalten ist, heißt nicht, dass wir Ihnen die Arbeit überlassen: Es heißt, dass sie einfach genug dafür sind. Sie können selbst einen durchlaufen und so oft neu beginnen, wie Sie möchten — dieselbe Datei erneut zu importieren, dupliziert nichts, sondern aktualisiert.
Mit allen Plattformen kompatibel Voreingestellte Importe Generischer Modus Begleitung
Egal, woher Sie kommen
Unser Import beruht auf einer Spaltenzuordnung — einem Mapping —, die sich an die Struktur jedes Exports anpasst. Das macht ihn mit den wichtigsten Plattformen des Marktes kompatibel, ohne Sonderentwicklung.
Bereit für gängige Formate
Für Playtomic, iClub und TennisLibre sind Zuordnungen bereits hinterlegt: Das Tool erkennt die Quelle an den Spaltenköpfen Ihrer Datei und füllt das Mapping vorab aus. Sie müssen nur noch prüfen.
Und jede andere
Für jede Plattform ohne Voreinstellung — Doinsport, Gestion Sports und andere — ordnet ein generischer Modus jede Spalte Ihres Exports dem richtigen Feld zu. Wenn der Export eine Angabe enthält, kann das Mapping sie übernehmen.
Den Großteil erledigen wir für Sie
Standardmäßig führen wir die Übernahme durch, unabhängig von der Quelle — und manche, wie Balle Jaune, laufen ohnehin über einen internen Weg. Die Migration wird von Anfang bis Ende begleitet.
Die hier genannten Plattformnamen beschreiben die Kompatibilität unseres Import-Tools mit ihren Exportformaten: Das ist eine Tatsache über unsere Software, kein Urteil über ihre. Eine einfache CSV-Datei in UTF-8, bis 20 MB, genügt für den Start.
Im Detail
Nichts wird blind in Ihre Datenbank geschrieben
Das führen unsere Teams für Sie durch, Bereich für Bereich — und genau das finden Sie wieder, wenn Sie es eines Tages selbst machen wollen. Vier Schritte und eine Regel, die von niemandes gutem Willen abhängt: Analyse und Schreiben sind zwei getrennte Vorgänge.
01 Die Datei wird hochgeladen ein CSV-Export aus Ihrer aktuellen Plattform
02 Die Spalten werden zugeordnet voreingestellt für bekannte Quellen, Spalte für Spalte für die anderen
03 Das Tool analysiert, ohne etwas zu schreiben Dubletten erkannt, erstattete Buchungen aussortiert, offene Entscheidungen markiert — alles bleibt in Wartestellung
04 Die Anwendung, in voller Kenntnis und erst dann wird die Übernahme in Ihre Datenbank geschrieben — der Bericht hält sie fest, einsehbar bei Ihnen
Sie möchten es mit Ihren echten Daten laufen sehen? Genau das machen wir in der Demo — mit Ihrem Export, nicht mit einem Demodatensatz.
Nach der Umstellung
Der Tag des Starts ist nicht der Tag, an dem wir Sie allein lassen
Im Monat nach einer Umstellung zeigt sich alles: der vergessene Preis, das zu knappe Kontingent, die Frage, die niemand gestellt hatte. Genau dann bleiben wir nah bei Ihnen.
Dreißig Tage enge Begleitung
Im ersten Monat begleiten wir Ihren Club eng: Wir prüfen Ihre Einstellungen, korrigieren, was hakt, und passen an, was die echte Nutzung zeigt.
Support per Ticket
Danach geht jede Frage als Ticket aus Ihrem Back-Office raus. Sie wird nachverfolgt, hat einen eigenen Verlauf und geht nicht in einem Postfach unter.
Ein Videocall mit einem Experten
Wenn ein Thema nicht in ein Ticket passt, vereinbaren Sie einen Termin und besprechen es direkt, mit geteiltem Bildschirm.
Optional
Und Ihre Spieler — wer erklärt es ihnen?
Ihre Datenbank ist übernommen, Ihr Belegungsplan läuft. Bleibt die Frage, die man sich vor der Unterschrift selten stellt: Wer erklärt Ihren Mitgliedern das neue Tool? In den meisten Clubs muss das niemand — Buchen geht in drei Bildschirmen, und es läuft von selbst.
Aber nicht jeder Club ist gleich. Wenn Ihre Mitglieder nicht an Apps gewöhnt sind, bewirken zwei oder drei kurze Videos mehr als ein Aushang an der Rezeption. Wir können sie in den Farben Ihres Clubs produzieren: Ihr Logo, Ihre Plätze, Ihre Preise, Ihr echter Belegungsplan auf dem Bildschirm. Sie schicken sie Ihren Mitgliedern, veröffentlichen sie in Ihren sozialen Netzwerken oder zeigen sie auf den Bildschirmen des Clubs — und ein guter Teil der Fragen an der Rezeption stellt sich nicht mehr. Das ist eine Option, kein Muss: Wir schauen in der Demo gemeinsam, ob Ihr Club sie braucht.
Die drei Videos für den CTC La Calamine, einen Kundenclub — auf Französisch, so wie sie gedreht wurden. Sie werden erst von YouTube geladen, wenn Sie sie abspielen, nicht vorher.
Bevor Sie wechseln
Die Fragen an jeden Anbieter
Der beste Schutz vor einer schmerzhaften Migration ist, sie beim Einstieg und beim Ausstieg vorzubereiten. Stellen Sie diese Fragen jedem Tool auf Ihrer Liste, unseres eingeschlossen — unsere Antworten stehen unter jeder Frage.
01 Wenn ich gehe, was bekomme ich zurück, und in welchem Format? SportFinder: einen vollständigen Export Ihrer Daten aus Ihrem Back-Office — Kontakte, Buchungen, Transaktionen, Statistiktabellen inklusive; ein großes Volumen wird im Hintergrund vorbereitet und Ihnen vollständig übergeben. Die Umkehrbarkeit prüft man vor der Unterschrift — fragen Sie uns danach, mit dem Vertrag vor Augen.
02 Überschreibt die Übernahme, was ich schon erfasst habe? SportFinder: nein, nie blind. Sie wählen, ob bestehende Datensätze ergänzt oder aktualisiert werden, und eine unklare Dublette löst eine Entscheidung aus statt eines Überschreibens.
03 Wer steuert die Migration, und worüber behalte ich die Kontrolle? SportFinder: wir, in der Praxis — Sie müssen uns nur Ihren Export geben. Und Sie behalten die Kontrolle über das, was zählt: Jede Übernahme hinterlässt einen Bericht, den Sie in Ihrem Back-Office einsehen können, und das Tool bleibt dort verfügbar, falls Sie sie lieber selbst durchführen.
04 Wird auch der Wert übernommen, nicht nur die Namen? SportFinder: ja — Wallet-Guthaben, Niveaus und Verbandsmitgliedschaften gehören zur Übernahme, je nachdem, was Ihr Export enthält. Wir prüfen das gemeinsam an Ihrem.
Ohne Vertragsbindung. Sie bleiben, wenn es Ihnen passt; wenn nicht, helfen wir Ihnen, Ihre Daten zu exportieren.
Echte Clubs
Clubs, die ihren Betrieb heute bei uns führen
Atomic Padel, Padel du Plateau und Padel Smash Gembloutois gehören zu den Padelclubs, die ihren Betrieb mit SportFinder führen — in Belgien wie in Frankreich. Diese Clubs haben das Tool gewechselt: Ihre Historie und ihr Spielerstamm sind mitgezogen, über den auf dieser Seite beschriebenen Importweg.
Häufige Fragen
Was man uns vor einer Migration fragt
Verliere ich meine Daten, wenn ich die Software wechsle?
Nein. SportFinder übernimmt Ihre Kontakte und deren Kontaktdaten, die historischen Buchungen, die Wallet-Guthaben, die Padel- und Tennisniveaus und die Verbandsmitgliedschaften. Die Übernahme erfolgt in kontrollierten Schritten, Ihr Club behält die Kontrolle, und nichts wird ohne ausdrückliche Freigabe in Ihre Datenbank geschrieben: Sie fangen nicht bei null an, und Sie ersetzen nichts blind.
Von welchen Plattformen kann ich meine Daten importieren?
Unser Import-Modul liest einen einfachen CSV-Export. Für Playtomic, iClub und TennisLibre sind Importe voreingestellt — die Quelle wird sogar automatisch an den Spaltenköpfen Ihrer Datei erkannt. Für jede andere Plattform (Doinsport, Gestion Sports…) ordnet ein generischer Modus jede Spalte Ihres Exports dem richtigen Feld zu. Und in manchen Fällen, etwa bei Balle Jaune, kümmern sich unsere Teams selbst um die Übernahme.
Läuft die Migration automatisch?
Weder magisch noch per Klick — und das ist Absicht. Der Ablauf hat vier Schritte: Die Datei wird hochgeladen, die Spalten werden zugeordnet, das Tool analysiert, dann wird die Übernahme angewendet. Die Dublettenbereinigung ist kontrolliert: Wenn zwei Personen eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer teilen, hält das Tool an und bittet um eine Entscheidung, statt einen Datensatz zu überschreiben. In der Praxis führen wir diesen Ablauf für Sie durch; das Tool bleibt in Ihrem Back-Office verfügbar, mit dem Bericht jeder Übernahme.
Werden das Prepaid-Guthaben und die Niveaus meiner Spieler übernommen?
Aus einem Playtomic-Export ja: Das Wallet-Guthaben jedes Spielers wird als nachvollziehbare Transaktion übertragen (mit Schutz gegen Dubletten), und die Padel- und Tennisniveaus werden übernommen, um die interne Rangliste des Clubs zu füllen. Von einer anderen Plattform werden diese Daten über das generische Mapping übernommen, wenn Ihr Export sie enthält. Die Übernahme der Guthaben setzt voraus, dass der Club ein virtuelles Wallet aktiviert hat.
Wie lange dauert eine Migration?
Die Einrichtung Ihres Clubs durch unsere Teams dauert zwei Stunden bis zwei Tage, je nach Komplexität. Das Tempo der Umstellung selbst bestimmen Sie: Sie wählen den Tag, an dem die Buchungen die Software wechseln — standardmäßig zehn Tage später, am selben Tag, wenn es eilt. Der Vorgang selbst dauert eine Viertelstunde: Wir schließen auf der einen Seite, übernehmen, was in der Zwischenzeit gebucht wurde, und öffnen auf der anderen. Die Gesamtdauer hängt dagegen vom Umfang Ihrer Datenbank und von Ihrer bisherigen Plattform ab — am ehrlichsten ist es, sie gemeinsam in der Demo zu klären, anhand Ihres echten Exports.
Und wenn der Club läuft, was tun wir, wenn es hakt?
Die dreißig Tage nach der Umstellung werden eng begleitet: Das ist die Zeit, in der sich die letzten Einstellungen zeigen. Danach geht jede Frage als Ticket aus Ihrem Back-Office raus, wo sie nachverfolgt und bearbeitet wird; und wenn ein Thema nicht in ein Ticket passt, vereinbaren Sie einen Videocall mit einem Experten, mit geteiltem Bildschirm.
Wie erkläre ich meinen Spielern den Wechsel?
Meistens gibt es nichts zu erklären: Buchen geht in drei Bildschirmen, und Ihre Mitglieder finden sich allein zurecht. Für Clubs, deren Mitglieder nicht an Apps gewöhnt sind, können wir optional kurze Videos in den Farben des Clubs produzieren — Ihr Logo, Ihre Plätze, Ihre Preise, Ihr echter Belegungsplan auf dem Bildschirm —, die Sie Ihren Mitgliedern schicken, in Ihren sozialen Netzwerken veröffentlichen oder auf den Bildschirmen des Clubs zeigen. Das ist kein Muss: Wir schauen in der Demo, ob Ihr Club sie braucht.
Bin ich an eine Laufzeit gebunden, und was, wenn ich eines Tages gehe?
Es gibt keine Vertragsbindung: Sie bleiben, weil die Software zu Ihnen passt, nicht weil ein Vertrag Sie hält. Wenn Sie gehen, bleiben Ihre Daten Ihre — Sie exportieren alles aus Ihrem Back-Office, Kontakte, Buchungen, Transaktionen, bis hin zu den Statistiktabellen, und ein umfangreicher Export wird im Hintergrund vorbereitet und Ihnen dann vollständig übergeben. Das ist auch die Frage, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, uns eingeschlossen, bevor Sie unterschreiben: Was bekommen Sie zurück, wenn Sie gehen, und in welchem Format? Die Umkehrbarkeit prüft man, bevor man sich bindet, nicht danach.
Sie kommen von Playtomic? Unser Vergleich erklärt, was sich für Ihre Spieler und Ihre Provision ändert.
Sehen wir uns Ihre Migration mit Ihren echten Daten an
30 Minuten, um den Import mit Ihrem Export durchzuspielen, Ihre Fragen zur Umkehrbarkeit zu stellen und zu sehen, was Ihr Club mitnimmt — bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen.
Die genannten Marken (Playtomic, iClub, TennisLibre, Doinsport, Gestion Sports, Balle Jaune) gehören ihren jeweiligen Inhabern und werden ausschließlich zu Informationszwecken genannt, um die Kompatibilität unseres Import-Moduls mit ihren Exportformaten zu beschreiben. SportFinder ist mit diesen Unternehmen weder verbunden noch deren Partner und wird von ihnen weder unterstützt noch empfohlen.