De volledige contacten
Identiteit, contactgegevens, adres, taal, geboortedatum, opmerkingen. Niet alleen een naam en een e-mailadres.
Migratie
Overstappen van clubsoftware zonder dataverlies
Wat clubs echt tegenhoudt om over te stappen, is bijna nooit de prijs of de functionaliteiten: het is de angst om alles opnieuw te moeten invoeren. Contacten, reserveringen, vooruitbetaald tegoed, abonnementen, niveaus — ze verhuizen mee. Wij richten uw club in, wij nemen uw bestand over, en u kiest de dag waarop u overstapt.
De overgang in het kort
In de praktijk nemen wij uw bestand over — u volgt elke import vanuit uw back-office, met rapport. En er wordt niets in uw bestand geschreven zonder goedkeuring.
Het verloop
Zo verloopt een overgang
Zes stappen, waarvan er maar één tijd van u vraagt: het kick-offgesprek. De rest doen wij. De enige echte beslissing ligt bij u — de dag waarop uw reserveringen van software wisselen.
- 2 uur tot 2 dagen Wij richten uw club in Uw terreinen, uw openingsuren, uw abonnementsformules, uw quota, uw tarieven en uw manier van werken worden in de software opgezet. Dat is ons werk, niet het uwe — reken op twee uur tot twee dagen, afhankelijk van de complexiteit van de club.
- Optioneel Materiaal om uw spelers te informeren Slides, video’s, visuals: materiaal om de overstap aan uw leden aan te kondigen. Sommige clubs hebben het helemaal niet nodig, andere kunnen niet zonder — verderop meer daarover.
- Door ons Uw gegevens komen binnen Contacten, reserveringen, portemonneesaldi, abonnementen, klassementen en aansluitingen worden overgenomen uit uw export. Wij voeren de import uit; u volgt het rapport vanuit uw back-office. Het grootste deel van uw bestand komt nu al binnen — op de dag van de overstap blijven alleen de reserveringen over die intussen zijn gemaakt.
- Vóór de overstap Uw spelers worden uitgenodigd Ze krijgen hun uitnodiging, maken hun toegang aan en vinden hun saldo, hun historiek en hun niveau terug.
- Op de dag die u kiest De overstap We sluiten de reserveringen op uw huidige software, nemen de reserveringen over die intussen zijn gemaakt, en openen op SportFinder. Een kwartier, en geen dubbele reservering mogelijk. Dat is het enige moment waarover u moet beslissen — het schema staat hieronder.
- Klaar Overgang afgerond Uw club draait op SportFinder. De nauwe opvolging loopt nog dertig dagen door.
Deze termijnen gelden voor de inrichting en de overstap. De totale duur hangt af van de omvang van uw bestand en van het platform waar u vandaan komt: die bakenen we af in een demo, op uw echte export.
De dag zelf
De twee systemen staan nooit tegelijk open
Het is de vraag die we altijd krijgen: ‘en als een speler reserveert terwijl jullie overstappen?’ Dat kan niet. We sluiten aan de ene kant voordat we aan de andere kant openen — en daartussen nemen we over wat er intussen is gereserveerd. Verschuif de dag van de overstap: de twee periodes overlappen nooit.
Op uw huidige software blijven de reserveringen open tot de dag van de overstap, daarna sluiten ze. Op SportFinder gaan ze op dat moment open, en niet eerder. De twee zijn nooit tegelijk open.
De dag zelf, in drie handelingen
De volgorde is geen detail: zij maakt de operatie kort en veilig.
01 We blokkeren de reserveringen sluiten op uw huidige software — vanaf dan verandert er achter ons niets meer
02 We nemen de laatste reserveringen over uw bestand staat al dagen klaar; alleen wat sindsdien is gereserveerd, blijft over
03 We openen de reserveringen gaan open op SportFinder, met uw volledige planning, historiek inbegrepen
Meestal een kwartier. En geen enkele dubbele reservering mogelijk.
Wat het langer of korter maakt
Die vijftien minuten zijn de tijd om die laatste reserveringen op te halen en te laden. Hoe lang het precies duurt, hangt van één ding af: het aantal reserveringen dat al in de toekomst vastligt op het moment dat we blokkeren.
Als uw club reserveringen al beperkt tot enkele dagen vooruit, valt er des te minder over te nemen — en is de overstap nog korter. Omgekeerd vraagt een planning die zes maanden vooruit openstaat iets meer tijd. Niets onoverkomelijks: het is een gegeven dat we samen bekijken voordat we de datum vastleggen.
Twijfelt u over het juiste tempo? Dat is precies wat we in een demo afbakenen, op uw echte planning. Tien dagen is onze standaardwaarde, geen regel.
Stap 01 in detail
Het inrichtingsplan, volledig
‘Wij richten uw club in’ zegt niets zolang we niet uitleggen wat erachter zit. Hier is het volledig — vijf fasen, en wat we bij elke fase van u vragen.
- Het kick-offgesprek Een videogesprek om alles op te lijsten wat uw club uniek maakt — de enige stap waarvoor we u echt nodig hebben.
Wat we samen opnemen
- Uw terreinen — aantal, sport, binnen of buiten, verlichting.
- Uw openingsuren — opening, sluiting, seizoenen, jaarlijkse sluitingen.
- Uw abonnementsformules — wat ze bieden, aan wie, voor hoelang.
- Uw quota — hoeveel reserveringen, voor wie, over welke periode.
- Uw tarieven — dal- en piekuren, weekends, feestdagen, leden en bezoekers.
- Uw manier van werken — de huisregels die op geen enkele andere club lijken.
- De inrichting We zetten de club op in de software. Live met u, als u dat wenst.
Waarom sommige clubs live meekijken
Niets verplicht u erbij te zijn: het is invoerwerk, en we doen het aan onze kant. Clubs die het via video volgen, winnen er iets anders bij — ze zien waar alles wordt ingesteld, en weten achteraf hoe ze een tarief of een quotum aanpassen zonder ons te bellen.
- De opleiding Uw team neemt de back-office in handen.
Wat de opleiding behandelt
- De dagelijkse planning — een tijdslot aanmaken, verplaatsen, blokkeren.
- De betalingen — innen, terugbetalen, een verkoop terugvinden.
- De abonnees en de contactgroepen.
- De tarieven en de quota — ze zelf aanpassen.
- De statistieken — waar u uw bezetting en uw omzet afleest.
- Het team — een collega uitnodigen met de juiste rechten.
- De opening van uw betaalaccount Het account dat uw uitbetalingen ontvangt. Alles gebeurt online.
Wat u moet voorzien
U vult een begeleid formulier in bij Stripe, onze betaalprovider: identiteit van de club, bankgegevens, bewijsstukken. Geen papier om op te sturen, geen afspraak om te maken. Dit account ontvangt uw uitbetalingen — de commissie en de bankkosten staan tot op de euro uitgelegd op onze prijzenpagina.
- De personalisatie De software krijgt de kleuren van de club, niet de onze.
Wat u kunt personaliseren
- Uw logo en uw coverafbeelding.
- Uw kleuren.
- Uw fotogalerij.
- Uw sponsors.
- Uw inhoud en beschrijvingen — de openbare pagina van de club.
- Uw diensten — wat u naast het terrein verkoopt.
Wat met u meeverhuist
Uw bestand verhuist mee
Een geslaagde migratie is geen lijst met namen: het is de historiek en de opgebouwde waarde die met u meeverhuizen.
De historische reserveringen
Uw historiek verhuist mee — en terugbetaalde reserveringen worden weggelaten om hem niet te vervuilen.
De portemonneesaldi
Het vooruitbetaalde tegoed van uw spelers wordt overgezet als traceerbare transactie, met een beveiliging tegen dubbels zodat het nooit twee keer wordt geteld.
De abonnementen
De lopende formules en hun vervaldagen, zodat uw abonnees op de dag van de overstap abonnee blijven.
De niveaus en de aansluitingen
Padel- en tennisniveaus om het interne klassement opnieuw te vullen, lidnummers en klassementen voor de Belgische federaties.
Gecontroleerde ontdubbeling
Als een gezin een e-mailadres of een nummer deelt, vraagt de tool om een beslissing in plaats van een fiche te overschrijven. Nooit een stille samenvoeging.
Hoe volledig de overname is, hangt af van wat uw export bevat: portemonneesaldi en niveaus worden rechtstreeks overgenomen uit een Playtomic-export, en via de mapping overal waar de export ze bevat. De overname van saldi veronderstelt dat de club een virtuele portemonnee heeft geactiveerd.
De overname in de praktijk
Vijf imports, en wij voeren ze uit
Elk domein heeft zijn eigen assistent, en wij doorlopen ze een voor een. U hoeft niets anders voor te bereiden dan uw export — en u ziet alles: elke import laat een rapport achter dat u in uw back-office kunt raadplegen, met wat erdoor is gekomen, wat is weggelaten en wat op een beslissing wacht.
Dat deze assistenten in uw back-office staan en niet in een tool die voor onze teams is voorbehouden, is niet om u het werk te laten doen: het is omdat ze daar eenvoudig genoeg voor zijn. U kunt er zelf een doorlopen, en zo vaak opnieuw beginnen als u wilt — hetzelfde bestand opnieuw importeren dupliceert niets, het werkt bij.
Compatibel met alle platformen Vooraf ingestelde imports Generieke modus Begeleiding
Waar u ook vandaan komt
Onze import werkt met een systeem van kolomkoppeling — een mapping — dat zich aanpast aan de structuur van elke export. Dat maakt hem compatibel met de belangrijkste platformen op de markt, zonder maatwerk.
Klaar voor de gangbare formaten
Er zijn al koppelingen voorzien voor Playtomic, iClub en TennisLibre: de tool herkent de bron aan de kolomkoppen van uw bestand en vult de mapping vooraf in. U hoeft alleen nog te controleren.
En elk ander platform
Voor elk platform zonder voorinstelling — Doinsport, Gestion Sports en de andere — laat een generieke modus elke kolom van uw export aan het juiste veld koppelen. Als de export een gegeven bevat, kan de mapping het overnemen.
Wij doen het grootste deel voor u
Standaard voeren wij de overname uit, ongeacht de bron — en sommige, zoals Balle Jaune, lopen sowieso via een intern circuit. De migratie wordt van begin tot einde begeleid.
De hier genoemde platformnamen beschrijven de compatibiliteit van onze importtool met hun exportformaten: dat is een feit over onze software, geen oordeel over die van hen. Een eenvoudig CSV-bestand in UTF-8, tot 20 MB, volstaat om te beginnen.
In detail
Niets wordt blind in uw bestand geschreven
Dit is wat onze teams voor u doorlopen, domein per domein — en wat u identiek terugvindt op de dag dat u het zelf wilt doen. Vier stappen, en een regel die van niemands goede wil afhangt: de analyse en het wegschrijven zijn twee aparte handelingen.
01 Het bestand wordt geüpload een CSV-export uit uw huidige platform
02 De kolommen worden gekoppeld vooraf ingesteld voor bekende bronnen, kolom per kolom voor de andere
03 De tool analyseert, zonder iets weg te schrijven dubbels gedetecteerd, terugbetaalde reserveringen weggelaten, beslissingen gesignaleerd — alles blijft in afwachting
04 Het toepassen, met kennis van zaken en pas dan wordt de overname in uw bestand geschreven — het rapport houdt het bij, raadpleegbaar bij u
Wilt u het zien werken op uw echte gegevens? Dat is precies wat we in een demo doen — op uw export, niet op een demoset.
Na de overstap
De dag van de livegang is niet de dag waarop we u loslaten
De maand na een overstap is die waarin alles zichtbaar wordt: het vergeten tarief, het te krappe quotum, de vraag die niemand had gesteld. Precies dan blijven we dicht bij u.
Dertig dagen nauwe opvolging
Tijdens de eerste maand volgen we uw club van dichtbij: we lezen uw instellingen na, corrigeren wat hapert en stellen bij wat het echte gebruik aan het licht brengt.
Support via tickets
Daarna vertrekt elke vraag als ticket vanuit uw back-office. Ze wordt bijgehouden, heeft een eigen draad, en raakt niet zoek onderaan een mailbox.
Een videogesprek met een expert
Als een onderwerp niet in een ticket past, maakt u een afspraak en bespreekt u het mondeling, met gedeeld scherm.
Optioneel
En uw spelers, wie legt het hun uit?
Uw bestand is overgenomen, uw planning draait. Blijft de vraag die men zich zelden stelt voor het tekenen: wie legt de nieuwe tool uit aan uw leden? In de meeste clubs hoeft niemand dat te doen — reserveren gaat in drie schermen en het loopt vanzelf.
Maar niet alle clubs lijken op elkaar. Als uw leden niet gewend zijn aan apps, doen twee of drie korte video’s meer dan een briefje aan de balie. We kunnen ze maken in de kleuren van uw club: uw logo, uw terreinen, uw tarieven, uw echte planning op het scherm. U stuurt ze naar uw leden, publiceert ze op uw sociale media of speelt ze af op de schermen van de club — en een groot deel van de vragen aan de balie wordt niet meer gesteld. Het is een optie, geen verplichting: we bekijken samen in een demo of uw club het nodig heeft.
De drie video’s gemaakt voor CTC La Calamine, een klantclub — in het Frans, zoals ze gefilmd zijn. Ze worden pas van YouTube geladen wanneer u ze afspeelt, niet eerder.
Voor u vertrekt
De vragen voor elke leverancier
De beste bescherming tegen een pijnlijke migratie is ze voor te bereiden bij het instappen en bij het uitstappen. Stel deze vragen aan elke tool op uw lijst, de onze inbegrepen — onze antwoorden staan onder elke vraag.
01 De dag dat ik vertrek, wat krijg ik terug, en in welk formaat? SportFinder: een volledige export van uw gegevens vanuit uw back-office — contacten, reserveringen, transacties, statistiektabellen inbegrepen; een groot volume wordt op de achtergrond voorbereid en u volledig bezorgd. Omkeerbaarheid controleert u vóór u tekent — vraag het ons, met het contract erbij.
02 Overschrijft de overname wat ik al heb ingevoerd? SportFinder: nee, nooit blind. U kiest of u bestaande fiches aanvult of bijwerkt, en een twijfelachtige dubbel leidt tot een beslissing in plaats van een overschrijving.
03 Wie stuurt de migratie, en waarover houd ik de controle? SportFinder: wij, in de praktijk — u hoeft ons alleen uw export te bezorgen. En u houdt de controle over wat telt: elke overname laat een rapport achter dat u in uw back-office kunt raadplegen, en de tool blijft daar beschikbaar als u ze liever zelf uitvoert.
04 Wordt ook de waarde overgenomen, niet alleen de namen? SportFinder: ja — portemonneesaldi, niveaus en aansluitingen maken deel uit van de overname, afhankelijk van wat uw export bevat. We controleren het samen op de uwe.
Geen verbintenis. U blijft als het u bevalt; zo niet, dan helpen we u uw gegevens te exporteren.
Echte clubs
Clubs die hun activiteit vandaag bij ons beheren
Atomic Padel, Padel du Plateau en Padel Smash Gembloutois behoren tot de padelclubs die hun activiteit met SportFinder beheren — in België en in Frankrijk. Deze clubs zijn van tool gewisseld: hun historiek en hun spelersbestand zijn meeverhuisd, via het importtraject dat op deze pagina wordt beschreven.
Veelgestelde vragen
Wat ons gevraagd wordt vóór een migratie
Verlies ik mijn gegevens als ik van software wissel?
Nee. SportFinder neemt uw contacten en hun gegevens over, de historische reserveringen, de portemonneesaldi, de padel- en tennisniveaus en de federatieaansluitingen. De overname gebeurt in gecontroleerde stappen, uw club houdt de controle, en er wordt niets in uw bestand geschreven zonder uitdrukkelijke goedkeuring: u begint niet van nul, en u vervangt niets blind.
Vanuit welke platformen kan ik mijn gegevens importeren?
Onze importmodule leest een eenvoudige CSV-export. Er zijn imports vooraf ingesteld voor Playtomic, iClub en TennisLibre — de bron wordt zelfs automatisch herkend aan de kolomkoppen van uw bestand. Voor elk ander platform (Doinsport, Gestion Sports…) koppelt een generieke modus elke kolom van uw export aan het juiste veld. En in sommige gevallen, zoals Balle Jaune, nemen onze teams de overname in handen.
Verloopt de migratie automatisch?
Niet magisch en niet in één klik — en dat is bewust. Het traject telt vier stappen: het bestand wordt geüpload, de kolommen worden gekoppeld, de tool analyseert, en daarna wordt de overname toegepast. De ontdubbeling is gecontroleerd: als twee personen een e-mailadres of een nummer delen, stopt de tool en vraagt om een beslissing in plaats van een fiche te overschrijven. In de praktijk doorlopen wij dit traject voor u; de tool blijft beschikbaar in uw back-office, met het rapport van elke overname.
Worden het vooruitbetaalde tegoed en de niveaus van mijn spelers overgenomen?
Vanuit een Playtomic-export, ja: het portemonneesaldo van elke speler wordt overgezet als traceerbare transactie (met beveiliging tegen dubbels), en de padel- en tennisniveaus worden overgenomen om het interne klassement van de club te voeden. Vanuit een ander platform worden deze gegevens via de generieke mapping overgenomen als uw export ze bevat. De overname van saldi veronderstelt dat de club een virtuele portemonnee heeft geactiveerd.
Hoe lang duurt een migratie?
De inrichting van uw club door onze teams duurt twee uur tot twee dagen, afhankelijk van de complexiteit. Het tempo van de overstap zelf kiest u: u kiest de dag waarop de reserveringen van software wisselen — standaard tien dagen later, dezelfde dag als u haast hebt. De operatie zelf duurt een kwartier: we sluiten aan de ene kant, nemen over wat er intussen is gereserveerd, en openen aan de andere kant. De totale duur hangt wel af van de omvang van uw bestand en van het platform waar u vandaan komt — het eerlijkst is die samen af te bakenen in een demo, op uw echte export.
En als de club draait, wat doen we als er iets hapert?
De dertig dagen na de overstap worden van dichtbij opgevolgd: dat is de periode waarin de laatste instellingen zichtbaar worden. Daarna vertrekt elke vraag als ticket vanuit uw back-office, waar ze wordt bijgehouden en opgevolgd; en als een onderwerp niet in een ticket past, maakt u een afspraak voor een videogesprek met een expert, met gedeeld scherm.
Hoe leg ik de overstap uit aan mijn spelers?
Meestal valt er niets uit te leggen: reserveren gaat in drie schermen en uw leden vinden zelf hun weg. Voor clubs waarvan de leden niet gewend zijn aan apps, kunnen we optioneel korte video’s maken in de kleuren van de club — uw logo, uw terreinen, uw tarieven, uw echte planning op het scherm — om naar uw leden te sturen, op uw sociale media te publiceren of op de schermen van de club af te spelen. Het is geen verplichting: we bekijken in een demo of uw club er iets aan heeft.
Zit ik vast aan een looptijd, en wat als ik ooit vertrek?
Er is geen verbintenis: u blijft omdat de software u bevalt, niet omdat een contract u vasthoudt. De dag dat u vertrekt, blijven uw gegevens van u — u exporteert alles vanuit uw back-office, contacten, reserveringen, transacties, tot en met de statistiektabellen, en een omvangrijke export wordt op de achtergrond voorbereid en u daarna volledig bezorgd. Het is ook de vraag die u aan elke leverancier stelt, ons inbegrepen, voor u tekent: de dag dat u vertrekt, wat krijgt u terug, en in welk formaat? Omkeerbaarheid controleert u voor u zich verbindt, niet erna.
Komt u van Playtomic? Onze vergelijking zet uiteen wat er verandert voor uw spelers en uw commissie.
Laten we uw migratie bekijken op uw echte gegevens
30 minuten om de import op uw export te doorlopen, uw vragen over omkeerbaarheid te stellen en te zien wat uw club terugkrijgt — nog voor u zich ergens toe verbindt.
De vermelde merken (Playtomic, iClub, TennisLibre, Doinsport, Gestion Sports, Balle Jaune) behoren toe aan hun respectieve houders en worden uitsluitend ter informatie vermeld, om de compatibiliteit van onze importmodule met hun exportformaten te beschrijven. SportFinder is niet verbonden aan, geen partner van en niet goedgekeurd door deze ondernemingen.